Gyvename sparčios pažangos ir skaitmeninio tobulėjimo amžiuje, kur darbo tempas nuolat didėja, o įmonės turi prisitaikyti prie besikeičiančių sąlygų ir rinkos poreikių. Dokumentų valdymo sistema dar nėra stipriai išpopuliarėjęs įrankis Lietuvoje, tačiau po truputį toks tampa. Jį būtų galima laikyti ne tik būtina šiuolaikine priemone, bet ir raktu į verslo sėkmę. Kodėl ši sistema tampa nepakeičiama įmonėms visame pasaulyje?
1. Dinamiškame verslo pasaulyje būtina gebėti greitai reaguoti į pokyčius
Spartus informacijos srautas yra šių dienų realybė. Verslai, kurie gali greitai reaguoti į pokyčius ir efektyviai valdyti savo dokumentus, ilgiau išlieka konkurencingi. Dėl to dokumentų valdymo sistema tampa pagrindiniu įrankiu, leidžiančiu įmonėms išlikti. Jeigu sistema sukurta profesionaliai, ji leidžia ne tik rengti, peržiūrėti, tvirtinti, sekti ir valdyti dokumentus, bet ir užtikrina jų apsaugą, optimizuoja visą įmonės veiklą.
2. Efektyvus bendradarbiavimas ir greitas informacijos prieinamumas – labai svarbūs aspektai
Dokumentų valdymo sistema skatina bendradarbiavimą ir užtikrina greitą informacijos prieinamumą. Nereikia ilgai ieškoti prarasto dokumento ar laukti patvirtinimo, nereikia fiziškai dėti pastangų – vežti ar nešti dokumentą. Vienas spustelėjimas ir reikalinga informacija yra prieinama visiems, kam jos reikia. Tai leidžia įmonei sparčiai judėti į priekį, vadovaujantis naujausia ir tiksliausia informacija. Paprastai dokumentų valdymo sistema yra viena platforma, kurioje dirbama su įmonės dokumentais. Pasitelkus dokumentų valdymo sistemą visus dokumentus galima valdyti iš bet kurios vietos ir įvairių įrenginių – tiek kompiuterio, tiek išmaniojo telefono ar kito naudojamo įrenginio. Tai reiškia, kad galima dirbti efektyviai ir nebūnant biure. Tai labai svarbi dokumentų valdymo sistemos funkcija, itin reikalinga dažnų išvykų ar komandiruočių atveju.
3. Saugumas ir konfidencialumas – dokumentų valdymo sistemos prioritetas
Dokumentų valdymo sistema ne tik suteikia galimybę tvarkyti dokumentus efektyviai, bet ir užtikrina aukštą duomenų saugumo lygį. Tai ypač svarbu, atsižvelgiant į didėjančią kibernetinės grėsmės riziką (ypač šiais neramiais laikais). Saugumo suteikia ir tai, kad pats vadovas (verslo savininkas) gali spręsti, kam suteikti prieigą ir prie kokių dokumentų ją suteikti. Pasirinkusi patikimą dokumentų valdymo sistemą, įmonė galės būti tikra, kad jos duomenys yra saugūs.
4. Mažesnis laiko švaistymas ir mažesnė klaidų tikimybė
Vienas iš pagrindinių dokumentų valdymo sistemos pranašumų yra efektyvumas. Automatizuoti procesai, greita dokumentų paieška ir spartus dokumentų rengimas ir pasirašymas padeda taupyti laiką. Kitaip sakant, tai leidžia sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis ir užtikrina, kad dokumentai yra tvarkomi efektyviai ir be laiko švaistymo. Tiesa, kai kuriose dokumentų valdymo sistemose, pavyzdžiui, sukurtoje „Cherry Team“, yra dokumentų šablonai – juos galima naudoti ir tokiu būdu žymiai sumažinti klaidų tikimybę.
5. Mažiau popieriaus – stipresnė draugystė su gamta ir aplinka
Labai svarbu įvertinti dokumentų valdymo sistemos naudą ne tik verslui, bet ir aplinkai. Dokumentų valdymo sistema prisideda prie įmonės tvarumo palaikymo. Kaip? Kadangi naudojami elektroniniai dokumentai, tai reiškia, kad yra sunaudojama mažiau popieriaus, mažiau popieriaus spausdinimo, o tai – naudinga gamtai. Tai svarbus aspektas, ypač kai vis daugiau įmonių siekia įgyvendinti tvarumo ir aplinkos apsaugos iniciatyvas. Dokumentų valdymo sistema yra ne tik įrankis, ne tik teigiamos verslo transformacijos variklis, bet ir verslo procesų optimizavimo dalis. Pasitelkusios dokumentų valdymo sistemą, įmonės gali analizuoti dokumentų srautus, identifikuoti efektyvumo spragas ir tobulinti savo veiklą. Taip pat ši sistema suteikia organizacijai galimybę progresuoti, prisitaikyti prie šiuolaikinių verslo iššūkių ir pasiekti aukštesnį veiklos efektyvumo lygį. Išbandykite šią technologiją ir leiskite savo verslui žengti į ateitį lengvai ir patogiai.
Nežinote, kokią dokumentų valdymo sistemą rinktis ir kuria išties verta pasikliauti? Siūlome išbandyti naujovę – „Cherry Team“ sukurtą dokumentų valdymo sistemą – https://cherryteam.lt/lt/dokumentu-valdymo-sistema. CherryTEAM direktorius Gytis Paulavičius – „Verslo sistemą tai lengvas ir paprastas būdas įmonei tapti modernesne ir veikti sklandžiau bei efektyviau.“ Didelis privalumas – pirmą mėnesį išbandyti šią dokumentų valdymo sistemą galima nemokamai. Galite užsiregistruoti, susikurti savo paskyrą ir individualiai įvertinti, ar jūsų įmonei dokumentų valdymo sistema yra naudinga ir reikalinga. Tad ją išbandę nieko neprarasti, o veikiausiai atrasite naują būdą dirbti našiau.
